Assistant(e) Administratif(ve)

Notre société, active dans la domaine de la consultance informatique, est à la recherche d’un-e assistant-e administratif-ve / assistant-e de BU afin de renforcer son équipe.

Vous serez amené à travailler en collaboration avec notre équipe administrative et RH.

Vos tâches :

Accueil :
• Accueil téléphonique
• Accueil des visiteurs (employés, candidats, partenaires, clients et livraisons)
• Gestion et suivi des courriers/emails entrants
• Rédactions et suivis des courriers/emails sortants

Gestion des fournitures :
• Gestion des stocks et commandes diverses pour le bon fonctionnement des bureaux
• Gestion liée au bâtiment (suivi du nettoyage, entretien divers, copieurs, machine à café, fontaine à eau, …)

Assistance Business :
• Gestion et suivi des offres et P&L (signature, sauvegarde, création des projets dans notre application Timesheet)
• Gestion et suivi des contrats clients
• Gestion et suivi des contrats de sous-traitance
• Gestion des Timesheets signées et vérification concordance avec notre application Timesheet
• Facturation vers les clients
• Vérification des factures de sous-traitance et suivi des paiements
• Vérification mensuelle du système de gestion du temps de travail (Timesheet) pour l’ensemble des Swordees (projets, congés, maladies, autres absences)
• Relance clients en cas d'impayés
• Reporting financier mensuel vers le Groupe
• Assistance du Directeur de Business Unit
• Préparation des documents administratifs pour les appels d’offre et autres tâches administratives ponctuelles nécessaires au bon fonctionnement d’une société de services

Votre profil :

• Vous maîtrisez parfaitement le français. Une bonne compréhension écrite et orale de l’anglais est également indispensable.

• Vous disposez d’une aisance avec les logiciels informatiques en général (Microsoft Office, logiciel comptable, applications internes…)

• Vous avez une excellente attitude de service : enthousiasme, politesse et courtoisie

• Vous êtes capable de travailler en équipe